Das lässt sich nicht so pauschal und einfach beantworten. Denn es gibt hierfür keine Fristen. Daher ist es schwierig, eine Empfehlung zu geben. Es gibt lediglich die gesetzliche Verjährungsfrist für eine Forderung, die jemand gegenüber einem anderen hat. Aber diese ist gehemmt, solange die Klärung über die Höhe noch im Gange ist. Und das kann sich manchmal lange hin ziehen.
Doch zunächst eine Information, die für deine Frage von Bedeutung ist. Als Mieter hat man nach Erhalt einer Nebenkostenabrechnung 12 Monate Zeit, diese zu überprüfen und Beanstandungen mitzuteilen. Danach ist der Vermieter nicht mehr verpflichtet, eine Korrektur vorzunehmen. Weiter zurück liegende Abrechnungen müssen also nicht mehr berichtigt werden, außer der Vermieter tut es trotzdem. Er darf sich auf die Abrechnungen beschränken, bei denen deine Frist zur Beanstandung noch nicht abgelaufen ist.
Dann wäre es schon interessant für die weitere Überlegung, ob du eine Erstattung zu erwarten hättest. Denn wenn dem nicht so ist, dann lohnt sich die Mühe, beim Vermieter Druck aufzubauen, vielleicht gar nicht. Dann könntest du dir überlegen, die Sache auf sich beruhen zu lassen. Daher meine Frage, siehst du eine Möglichkeit, heraus zu finden, in werlcher Wohnung die Zähler verbaut sind, die auf deiner Abrechnung stehen? Hat es dir der Handwerker vielleicht gesagt? Wenn du das wüßtest, könntest du die Zählerdaten vergleichen und du siehst dann gleich, ob die auf deiner Abrechnung höher oder niedriger sind.
Ein weiterer Ansatz ist, dass du dein Recht auf persönlicher Belegeinsicht beim Vermieter wahrnimmst. Diese Belegeinsicht umfasst nicht nur die Rechnungen, die der Vermieter bekommen hat, sondern dazu gehört dann auch, die Zählerwerte der anderen Wohnungen einzusehen. Denn auch das ist erforderlich, um die Korrektheit einer Abrechnung überprüfen zu können. Du solltest so anhand der Zählernummern erkennen können, mit welcher Wohnung die Zählerwerte vertauscht wurden.
Du siehst, eine richtige Antwort kann es darauf nicht geben. Es geht erst mal darum, weitere Infos über die Zähler zu bekommen. In Anbetracht dessen, dass ja keineswegs gewiss ist, ob du Geld zurück bekommen würdest, wäre dies zielführender und sinnvoller als den Vermieter mit gerichtlicher Hilfe zur Korrektur zu bewegen. Und wenn du die richtigen Zählerdaten mit den genannten Tipps heraus finden kannst, wäre es dann auch möglich, den Betrag einer Rückerstattung selber auszurechnen.