Ich habe den Verdacht, dass hier Dinge abgerechnet werden die nicht in die Nebenkosten gehören.
Das könnte natürlich möglich sein. Um das heraus zu finden, hat man das Recht, beim Vermieter die Rechnung und ggf. auch den Tätigkeitsnachweis des Hausmeisters einzusehen. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, um eine Antwort auf deine Frage zu bekommen. Vorher kann man auch einen Widerspruch einlegen, da man diesen ansonsten nicht sachlich begründen kann.
Wie geht man denn am sinnvollsten vor, auch als gesamtes HAus?
Man kann nicht als gesamtes Haus vorgehen. Sicherlich können sich die Bewohner absprechen. Aber letztlich muss jeder Nachbar seine eigene Abrechnung prüfen und ggf. Einwände geltend machen.
Ich traue ihm zu, dass es eine einzelne Jahresrechnung für den Hausmeister gibt und fertig.
Nicht spekulieren oder mutmaßen, sondern sachlich vorgehen. Belege zeigen lassen, Rechnung, Tätigkeitsnachweis, einen Vertrag mt dem Hausmeister oder was auch immer vorhanden ist. Dann kann man das bewerten. Mach ruhig Fotos der Belege. Dies kannst du dann nachher einer fachkundigen Person zeigen wenn du nicht sicher bist.