Nebenkostenabrechnung: Zählerstände aus Übergabeprotokoll vs. Dienstleister-System

    Hallo zusammen,

    ich brauche mal eure Einschätzung zu einem Problem mit meinem Ex-Vermieter bezüglich der Nebenkostenabrechnung nach Auszug.

    Die Situation:

    • Ausgangslage: Mietvertrag gekündigt zum 31.01.2025.
    • Übergabe: Wohnungsübergabe (Schlüsselabgabe) am 25.01.2025. Ein Übergabeprotokoll wurde erstellt und vom Vermieter unterschrieben. Darin wurden die Zählerstände für Gas/Heizung handschriftlich notiert (Vermieter hat selbst abgelesen, wir hatten keinen Zählerzugang!).
    • Problem: Die nun erhaltene Abrechnung (erstellt durch einen bekannten Dienstleister) setzt den Nutzungszeitraum bis zum 31.01.2025 an. Zudem weichen die Zählerstände in der Abrechnung von denen im Protokoll ab. Der Vermieter behauptet nun, die Abrechnung sei „technisch/organisatorisch“ nicht auf den 25.01. abgrenzbar und die Werte im Protokoll seien vielleicht unplausibel. Er hat die Abrechnung schon im Oktober 2025 erstellt, aber erst jetzt mit uns kommuniziert.
    • Mein Vorgehen: Ich habe die Nachzahlung unter Verweis auf das unterzeichnete Übergabeprotokoll bestritten und eine Korrektur gefordert.
    • Weitere Infos: Nach uns gab/gibt es keine neuen Nachmieter. Also hatten wir quasi 6 Tage Leerstand. In der Abrechnung von Dienstleister gibt es noch zwei Punkte die uns angerechnet wurden "Kosteneinteilung bei Nutzerwechsel (Auszug)", diese sind in den Betriebskosten und der Energiekosten jeweils einzeln angerechnet worden. Leider kann mir der Dienstleister aufgrund der DSGVO keine ausführlichen Infos zu den zwei Punkten geben. :(
    • Ich habe einen Termin beim Mietschutzbund angefordert. Werde mich dann da auch neu anmelden müssen. Angeblich helfen die erst nach 6 Monaten Mitgliedschaft. :(

    Meine Fragen an euch:

    • Wie verbindlich ist ein vom Vermieter unterschriebenes Übergabeprotokoll gegenüber einer automatisierten Abrechnung eines Dienstleisters?
    • Muss ich mir die „Nicht-Abgrenzbarkeit“ (tagesgenaue Abrechnung zum 25.01.) vom Vermieter gefallen lassen, oder ist das sein unternehmerisches Risiko?
    • Der Vermieter versucht, mich in eine Diskussion über Durchschnittsverbräuche und Leerstands-Zahlen zu verwickeln. Soll ich darauf überhaupt eingehen oder bei der Forderung nach Korrektur gemäß Protokoll bleiben?
    • Sind die Punkte "Kosteneinteilung bei Nutzerwechsel (Auszug)" auf mich, den Mieter abwälzbar?

    Ich bin für jede Einschätzung dankbar, da der Vermieter die Abrechnung momentan als „Gegeben“ hinstellt, trotz offensichtlicher Diskrepanzen zu seinen eigenen notierten Werten.

    Beste Grüße,
    golf24_12

    Ich fange mal von hinten an.

    Kosten für Nutzerwechsel sind Verwaltungskosten und damit vom Vermieter zu tragen. Die Abrechnungsdienste versuchen es aber trotzdem oft, in der Hoffnung, dass sich der Mieter nicht beschwert und einfach zahlt.

    Grundsätzlich habt ihr die Wohnung bis zum 31.01. gemietet und müsst bis dahin auch die Grundkosten zahlen, außer ihr hättet euch explizit auf ein anderes Mietvertragsende verständigt oder der Vermieter hätte hier andere Fakten geschaffen (z.b. direkte Weitergabe an Nachmieter, Handwerker...). Die Rückgabe der Wohnung hat bzgl. der Grundkosten keinen Einfluss, sondern die Dauer des Mietvertrags.

    Bzgl. der Verbräuche und Protokoll: ihr konntet also nicht prüfen, ob die Zählerstände plausibel sind? Aus meiner Sicht ist das eine schwierige Frage. Es kann ja auch schlichtweg sein, dass die Zählerstände zwar korrekt abgelesen und protokolliert wurden, aber die tatsächlich im Nachhinein in der Zusammenschau aller Zählerstände unplausibel sind. Evtl. sind sie falsch, weil Zähler auch mal defekt sein können. Ohne die Abrechnung + Vergleiche der letzten Jahre und eure Zählerstände zu sehen, kann ich hierzu nichts sagen. Dieses Frage hat aus meiner Sicht nichts mit dem Protokoll und dessen Verbindlichkeit zu tun, das könnte ja auch im laufenden Mietverhältnis auftreten, dass Zählerwerte offensichtlich unplausibel sind. Dazu fehlen hier aber Details. Wenn keine korrekten Zählerwerte vorliegen, kann man damit auch nicht abrechnen. Die Frage ist, ob es hier Anhaltspunkte für einen Defekt der Zähler (oder ganz offensichtlich falsch abgelesene Zählerwerte, z.B. niedriger als im Vorjahr bei aufsummierenden Zählern) gibt.

    Danke Schweinchenfan für die Einschätzung, das hilft mir sehr! :)

    Nur noch ein wichtiges Detail zur Plausibilität: Ich habe nun in Erfahrung gebracht, dass der Abrechnungsdienstleister technisch gar keine Ablesung am 25.01.2025 vorgenommen hat, da die Funk-Zyklen fest auf den 15. und 31. des Monats liegen.

    Das heißt: Die Abrechnung basiert für den Übergabetag 25.01. auf einer rein rechnerischen Schätzung durch den Dienstleister. Dem gegenüber steht mein Übergabeprotokoll, welches die Werte einer tatsächlichen manuellen Ablesung vor Ort am 25.01. enthält.

    Da der Vermieter die Werte im Protokoll selbst notiert und unterschrieben hat, stellt sich mir die Frage: Muss ich als Mieter eine rechnerische Schätzung eines Dienstleisters hinnehmen, wenn ein beidseitig unterschriebener, realer Messwert vorliegt?

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