Nebenkostenenabrechnung - Heizölrestbestand nicht nach FiFo Prinzip berechnet

Liebe Community,
Ich bräuchte einmal eure Einschätzung zu folgendem Sachverhalt:

Habe unsere Nebenkostenabrechnung erhalten und sie ist meiner Einschätzung nach falsch. Ich kann nur nicht einordnen, ob es sich um einen formellen oder materiellen Fehler handelt. Wo würdet ihr das ganze einordnen:

1)

Der Vermieter hat teures Heizöl eingekauft - siehe Bild 1.Am Ende waren noch 10.500 Liter im Tank am 31.12.2024 - dieser Heizölendbestand wurde nicht nach FIFo Prinzip bewertet - stattdessen wurde der Literpreis für unter 1€ in Ansatz gebracht. Eigentlich müsste der Endbestand doch mit dem Preis der letzten Tankungen bewertet werden. Die Berechnung von 0,72€/Liter erscheint mir viel zu gering.

Daraufhin habe ich Widerspruch eingelegt, auf den Fehler hingewiesen und Belegeinsicht gefordert - darauf hingewiesen, dass ich von meinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch mache und nicht zahle, bis ich die Belege nicht eingesehen habe (inklusive 3 Vorschlägen für Termine zur Einsicht meinerseits), da ich nur anhand der Belege die Kostenpositionen überprüfen kann (das war Ende November, eine Woche nach Zugang der Abrechnung). Ich habe noch weitere Zweifel an der Richtigkeit der Höhe anderer Positionen (dazu komme ich gleich). Bzgl der Heizkosten wurde erläutert: „Aufgrund der Umstellung der Heizungsanlage auf Fernwärme musste zeitweise eine mobile Heizungsanlage betrieben werden. Die Heizölpreise für die mobile Heizungsanlage liegen deutlich höher, da eine Mehrzahl an Lieferungen aufgrund der niedrigeren Kapazität des Tanks notwendig waren. Die detaillierte Zusammensetzung Ihrer Heizkosten entnehmen Sie bitte Ihrer beigefügten Einzelabrechnung.“

Diese Passage ist absolut unstimmig. Zum einen erfolgte die Umstellung auf Fernwärme erst 2025 und die mobile Heizung wurde aufgestellt, weil der Heizöltank defekt war ! Weiter stimmt es auch nicht, dass mehrerer Tankungen nötig waren - in der Abrechnung sind lediglich 2 Tankungen aufgeführt (siehe Bild 1).

Die erste Tankungen am 18.06.2024 (12738 Liter für 31.813,52€) erscheint mir auch sehr hoch berechnet. Ich weiß nicht, wie die Heizölpreise 2024 aussagen, aber über 2,40€/Liter ist meiner Meinung nach viel.

Der Vermieter hat bis heute nicht wirklich reagiert - außer einer Standard E-Mail: „Ihre Fragen zur Nebenkostenabrechnung haben wir erhalten. Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Der zuständige Mitarbeiter wird sich unaufgefordert mit Ihnen in Verbindung setzten. Sehen Sie bitte von etwaigen Erinnerungen ab. Sollten Sie Unterlagen (z. B. Rechnungen) von uns angefordert haben, gehen wir davon aus, dass Sie uns konkret angegeben haben, welche Belege Sie benötigen. Es kommt sonst zu längerer Bearbeitungszeit, da teilweise über 100 Belege gesichtet werden müssen.“

Mein Widerspruch wird also als Frage zur Nebenkostenabrechnung deklariert… und ich habe keine Unterlagen angefordert, ich habe Belegeinsicht beim Hausverwalter gefordert.

2) Die Hauswartkosten:

„ Unter Berücksichtigung eines Abzuges für die Verwaltungs- und Instandhaltungsarbeiten errechnen sich die Kosten wie folgt.Die Kosten sind verglichen zum Vorjahr unverändert.

Gesamtkosten: EUR 4.726,68

abzgl. nicht umlagefähiger Verwaltungs- u. Instandhaltungsanteil EUR 419,28

umlagefähige Kosten: EUR 4.307,40

Unser Hauswart ist bei der Hausverwaltung angestellt und wird gerufen, wenn Mängel angezeigt werden (tropfender Wasserhahn, fehlendes Briefkastenschild, Ratten im Garten) oder die Heizungen ausfallen. Er ist weder für die Treppenhaus Reinigung, noch für die Schneebeseitugung zuständig (die Abrechnung dafür erfolgt separat). Daher erachte ich auch hier die Kosten, welche nicht auf die Mieter ungelegt werden können in Höhe von 419€ als sehr gering.

Aus diesem Grund würde ich gerne auch alle Belege einsehen und nehme mir die Zeit dafür.

Bisher kam keine weitere Reaktion des Vermieters. Aber: er hat die neuen erhöhten Nebenkosten bereits in der Nebenkostenabrechnung benannt und wird diese kommenden Montag auch schon so einziehen (ich sehe anstehende Buchungen im Konto). Meinen Berechnungen zufolge müssten wir keine 400€ nachzahlen, sondern noch eine Rückzahlung von ca 50€ bekommen (wenn meine Berechnung bzgl des Heizölendbestandes nach Fifo Prinzip korrekt ist).

Ich bin am überlegen, die neuen zu Unrecht erhobenen erhöhten Nebenkosten über meine Bank zurückzufordern.

Für eure Meinungen, den Austausch und Tipps bin ich wirklich dankbar!

Vielen Dank, Fruggel !
Den Widerspruch habe ich tatsächlich begründet mit der - aus meiner Sicht - falschen Bepreisung des Heizölrestbestandes (weiter unten aufgeführt).

Ich möchte hier tatsächlich keinen Fehler begehen. Wäre es sinnvoll, nochmals Belegeinsicht zu fordern (unter Fristsetzung)? Oder einfach vorbeifahren und vor Ort Belegeinsicht fordern? Ich weiß nun nicht, wie ich zu meiner Belegeinsicht kommen kann. Habe ja bereits 3 Termine vorgeschlagen, auf welche nicht reagiert wurde.

Das Problem bei dieser Verwaltung ist, dass sie Anliegen oftmals aussitzen, nicht reagieren (wenn die Mieter etwas einfordern). Wenn sie selber Forderungen haben, sind sie sehr schnell und drohen mit rechtlichen Schritten (haben eigens angestellte Anwälte in ihrer Rechtsabtelung).

„… hiermit widerspreche ich der Heizkostenabrechnung vom 21.11.2025 für den Abrechnungszeitraum vom 01.01.2024 bis 31.12.2024, da die Berechnung der Heizkosten in der ermittelten Höhe für mich unverständlich und nicht nachvollziehbar ist. Ferner ist die Berechnung des Preises für den Restbestand an Heizöl nicht korrekt und nicht auf Grundlage der DIN 4713 - bekannt als FiFo-Prinzip (First in First out).

Meinen Berechnungen zufolge wurde der Heizölendbestand (10.500l) zum 31.12.2024 in der Abrechnung mit lediglich 0,71€ verrechnet und von den Gesamtkosten abgezogen. Eingekauft haben sie das Öl im November 2024 für 1,99€/Liter und im Juni 2024 für 2,49€ /Liter. Der Wert des Restbestandes an Öl sollte laut FiFO-Prinzip somit aus den letzten Tankungen in Ansatz gebracht werden - was in der o.g. Abrechnung leider nicht der Fall ist. Laut meinen Berechnungen ergibt sich daraus sogar eine Nachzahlung zugunsten von uns als Mieter.

Weiter ist auf Seite 12 der Abrechnung vermerkt: „Die Heizölpreise für die mobile Heizungsanlage liegen deutlich höher, da eine Mehrzahl an Lieferungen aufgrund der niedrigeren Kapazität des Tanks notwendig waren.“ Aus der Abrechnung selber ergibt sich jedoch keine höhere Mehrzahl an Tankungen im Vergleich zu den Vorjahren. Somit ist auch diese Aussage auf Seite 12 nicht schlüssig und nicht nachvollziehbar. Es sind lediglich 2 Tankungen aufgeführt: am 08.06.2024 und am 16.11.2024.
Normalerweise sind alle in den Abrechnungszeitraum fallenden Lieferungen mit Datum, Menge, (Einzel- )und Gesamtpreis aufzulisten.

Daher bitte ich zunächst um Einsichtnahme in alle die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege,Unterlagen und Rechnungen. Auch wenn es Ihnen sicher bekannt sein dürfte, weise ich hiermit vorsorglich darauf hin, dass der Mieter gegenüber dem Vermieter einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Belege und Abrechnungen hat (siehe § 259 BGB).
Bedenken Sie bitte, dass die Belege zu den einzelnen Kostenarten zusammengefasst und jeweils mit einem Deckblatt versehen sein sollten, auf dem die Gesamtsumme gemäß der Abrechnung und die Einzelbeträge der Belege aufgeführt wurden.
Gerne können Sie die Belege an die E-Mail-Adresse XX schicken.
Sollten Sie dies nicht können, nenne ich Ihnen gerne drei Termine mit Tag und Uhrzeit, an denen ich die Originalbelege einsehen möchte:
…
Solange die notwendige Klärung zu meinen o.g. Punkten aussteht und mir keine korrigierte Abrechnung und keine Belegeinsicht vorliegt, sehe ich mich gezwungen, den aktuell ausgewiesenen Nachzahlungsbetrag in Höhe von 341,70€ vorerst zurückzuhalten.

Auch hier wieder: danke für den Hinweis. Ich bin halt keine Juristin und habe vorsorglich darauf hingewiesen, dass meinen Berechnungen zufolge eine Nachzahlung zugunsten von mir als Mieter indiziert wäre. Ob meine Berechnung so korrekt ist, weiß ich natürlich nicht, da ich keine Expertin dafür bin. Die Abrechnung ist für mich einfach echt kompliziert und nicht nachvollziehbar. Auf das Zurückbehaltungsrecht habe ich hingewiesen, da der Vermieter eine Nachzahlung von mir forderte unter Fristsetzung, die ich allerdings für ungerechtfertigt halte, da die Endabrechnung ja auch fehlerhaft ist. Und ich bin immer davon ausgegangen, dass ich Anspruch auf eine korrekte und fehlerfreie Abrechnung habe - vor allem wenn ich schon auf den Fehler hingewiesen habe.
Aber auch hier danke für den Hinweis.

Handelt es sich hier jetzt um einen materiellen oder formellen Fehler, wenn der Vermieter die Abrechnung nicht nach den anerkannten Grundsätzen (Hier: Fifo Prinzip) erstellt ?