Ich habe die Hausverwaltung daher vorhin nochmal angerufen - allerdings haben die den Termin abgelehnt, weil denen das zu spät wäre. Dass es für mich mega ungünstig wäre, wenn ich den Termin selber wahrnehmen müsste, habe ich denen bereits erzählt.
Bedenke bitte: Ab 16.00 Uhr ist es bereits (fast) Zappenduster, d.h. eine korrekte Abnahme, bzw. Dokumentation der Wohnung ist da gar nicht möglich, sofern man nicht etliche Baustrahler in der Wohnung aufstellt. Aber selbst da gilt, dass man bei Tageslicht einfach besser sieht, als bei einer künstlichen Beleuchtung.
Rein rechtlich betrachtet, gibt es keine Verpflichtung, eine förmliche Abnahme durchzuführen. Du bist lediglich verpflichtet, die Schlüssel, bzw. die Mietsache in einem vertragsgemäßen Zustand zurückzugeben.
Grundsätzlich sind Besichtigungstermine (dazu würde ich im weitesten Sinne auch eine Abnahme bezeichnen) zwar zu den normalen Arbeitszeiten an Werktagen durchzuführen, aber - wie schon erwähnt - müssen da immer gewisse Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Im Sommer wäre eine Abnahme um 16.00 Uhr vollkommen in Ordnung, im Winter wird es schwer bis unmöglich.
Mein Tipp: Dokumentiere den Zustand der Wohnung mit Zeugen selbst und fertige ein Protokoll an. Die Schlüssel händigst Du dann ohne offiziellen Abnahmetermin dem Vermieter aus. Meinetwegen kannst Du dem Vermieter dein Protokoll per E-Mail zusenden.
Am Ende ist eine Bevollmächtigung der Nachbarn ähnlich riskant. Was, wenn der Vermieter bei dem Termin meint, irgendwelche vermeintlichen Mängel festzustellen und zu dokumentieren? Kennen die Nachbarn deinen Mietvertrag oder das Protokll der damaligen Übergabe?