Ich würde den Vermieter darauf hinweisen, dass ich versucht habe Kontakt aufzunehmen, dass dies nicht möglich war und der VM auch keinen Vertreter benannt hat. Da euch nicht zugemutet werden kann bis zur Rückkehr des Vermieters ohne warmes Wasser auszukommen, war notgedrungen die Reparatur notwendig. Instandsetzung des vertragsgemäßen Zustands der Wohnung ist nach § 535 BGB Aufgabe des Vermieters. Daher sind die Kosten hierzu vom Vermieter zu tragen. Es steht dem VM frei nachzuweisen, dass hier Kosten entstanden sind die vermeidbar gewesen wären (wenn ihr z.B. extra bis zum Wochenende gewartet hättet mit der Reparatur und dann den Notdienst bestellt hättet oder so) und ggf. Euch oder den Handwerker in Regress zu nehmen.
Davon unabhängig erwarten sie den offen Betrag von ... € bis ... auf dem Konto XYZ ... Sollte bis dahin das Geld nicht eingegangen sein, sehen sie sich leider gezwungen von der ... Miete den Betrag einzubehalten.
Wichtig, die Einbehaltung muss 4 Wochen vorher angekündigt werden. Also jetzt z.B. zur August Miete ankündigen.