Hallo,
leider ist es nur möglich, einen Teil deiner Fragen zu beantworten, da zum anderen Teil eine genauere Prüfung deines individuellen Sachverhalts nötig wäre. Daher hier nur ein paar grundsätzliche Informationen bezüglich deiner Fragen.
1. Laut Gesetz muss eine Nebenkostenabrechnung immer über einen Zeitraum von 12 Monaten (Abrechnungszeitraum) gehen. Man kann nicht mehrere Jahre zusammen fassen.
2. Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung innerhalb von 1 Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu übergeben. Nach dieser Frist muss man als Mieter keine Nachzahlungen mehr leisten, ein Guthaben muss der Vermieter aber sehr wohl auszahlen.
3. Eine Abrechnung muss so gestaltet sein, dass man sie mit einem durchschnittlichen Bildungsstand verstehen und nachvollziehen kann. Das bedeutet, die Nennung von Endsummen reicht nicht, es müssen auch Kosten und Umlageschlüssel genannt sein. Ist das nicht erfüllt, kann man die Abrechnung als gegenstandslos betrachten, da formell unwirksam.
4. Es sind nur Kosten im Sinne der Betriebskostenverordnung umlagefähig. Verwaltungskosten gehören nicht dazu. Auch das Klingelschid sind Verwaltungskosten, die nicht umlagefähig sind.
Zunächst sollte eine gesetzeskonforme Nebenkostenabrechnung vorliegen, diese ggf. mit Fristsetzung einfordern. Die Forderung der Kaution kann man anschließend machen, denn der genaue Betrag inkl. Saldo aus den Nebenkostenabrechnungen ist derzeit ja noch unklar. Wenn der Vermieter nicht seine Pflicht erfüllt trotz Mahnung und Fristsetzung , wird man wohl gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen müssen.