Ich kann an dieser Stelle nur zum Fachanwalt raten, Mieterbund hilft evtl., aber da schwankt die Qualität sehr stark. Da wir hier von sehr deutlich 4-stelligen Summen reden, wird das so oder so beim Anwalt landen, wenn ihr die Zahlung verweigert, davon gehe ich aus. Dieser kann euch auch dahingehend beraten, aktuell nichts zu unternehmen und die Verfristung der Abrechnung zumindest teilweise abzuwarten, denn der Vermieter darf Nachzahlungen nur bei Zustellung einer formal korrekten Abrechnung bis 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums geltend machen. Ob durch die zweite Abrechnung ein Abrechnungszeitram definiert wurde, müsste ebenfalls ein Anwalt beurteilen.
Da wir hier keine Beratung im Einzelfall machen können und dürfen, gebe ich nur ein paar allgemeine Hinweise zu deiner Frage. Insbesondere die Formulierungen im Mietvertrag bzgl. der Kosten des Leerstandes und welche Betriebskosten vereinbart sind, muss ein Anwalt bewerten.
1. Grundsätzlich ist über die Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen. Da der Vermieter hier nicht die zweite Wohnung selbst bewohnt, ist dies nach Heizkostenverordnung zwingend, ansonsten kannst du die Kosten um 15% kürzen. Sehe ich es richtig, dass ihr das Öl gekauft habt und der Vermieter euch nun irgendetwas erstatten will, das er sich nach eigenem Gutdünken überlegt? So funktioniert es in jedem Fall nicht. Da hier keine Verbrauchserfassung stattfand, kann nun nur über Wohnfläche abgerechnet werden. Wie hier allerdings die vertragliche Vereinbarung zu werten ist, muss ein Anwalt beurteilen.
Bzgl. des Tanks ist auch im Vertrag nachzusehen, was ihr vereinbart hat. Habt ihr das Öl zu Beginn abgekauft bzw. er hat es auch geschenkt? Wurde der Stand abgelesen? Grundsätzlich müsste der Vermieter euch das verblienene Öl erstatten, zu welchem Preis (Tagespreis oder letzte Rechnung) ist nicht wirklich geklärt. Allerdings gilt das nur für den üblichen Fall, dass das Öl von Beginn des Mietverhältnisses Eigentum des Mieters war.
2. Die Abrechnung muss nach Wirtschaftsjahren erfolgen, die hat der Vermieter bisher nicht so richtig festgelegt, sondern alles in eine Abrechnung gepackt. Das ist so formal nicht korrekt.
3. Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Es müssen also die Gesamtkosten für jede Position, der Gesamtverteiler (Parteien, Wohnfläche... je nach Vereinbarung) etc. ersichtlich sein, euren Anteil am Verteiler und daraus errechnet dann eure Kosten. Das ist hier ebenfalls nicht der Fall, sodass ihr das gar nicht nachrechnen könnt.
4. Eine Abrechnung über Januar 2022 ist überhaupt noch nicht möglich, der Monat ist ja noch gar nicht um.
5. In einer Betriebskostenabrechnung haben Übernahme der Küche, Eigenleistungen usw. nichts zu suchen.
Darf der Vermieter die Müllkosten zu 100% auf uns herabsetzen? Denn wäre das Erdgeschoss bewohnt gewesen, würden die Müllkosten ja nicht grundlegend steigen. Auf Deutsch gesagt, die Müllabfuhr kommt. Egal ob die Tonne halbvoll und ganz voll ist.
Ist das bei euch wirklich so? Ich kenne das kaum noch, da man zur Müllvermeidung immer mehr darauf umgestellt hat, dass diejenigen, die viel Müll produzieren, auch mehr bezahlen. Bei uns hängt die Mindesttonnengröße von der Zahl der gemeldeten Personen ab und alles über eine bestimmte Zahl an Leerungen kostet extra, sodass bei Leerstand (= 0 gemeldete Personen) bei uns tatsächlich keine Kosten verursacht.
Abschließend: evtl. wollt ihr euch auch überlegen, welche Summe an Betriebskoten ihr angemessen findet in Bezug auf den Leerstand, das verbrauchte Wasser, Strom usw. und dies dem Vermieter als Vorschlag für eine Einigung machen. Dass ihr Betriebskosten verursacht habt, steht außer Frage. Wenn im EG Bauarbeiten stattfanden, kosten die ordentlich Strom und teils auch Wasser, das weiß ich aus eigener Erfahrung leider zu gut. 25€ sind da ein Witz, wenn das halbwegs regelmäßig war (wir hatten im Jahr mit "nur" Renovierungen, ohne dass wir dort wohnten, fast 5000kWh Stromverbrauch! also gorb 1500 €). Die Arbeitsgeräte laufen teilweise sogar mit Starkstrom und verbrauchen sehr viel Strom. Aber auch hier ist eine Abschätzung natürlich schwierig.
Letztlich ist der Streitwert hier alles andere als klein, sodss erheblich Anwalts- und Gerichtskosten entstehen werden, sobald das vor Gericht geht. Davon hat niemand außer den Anwälten etwas.