Ergänzend zur Frist: Für die Abrechnung des Jahres 2025 gilt die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB, d. h. die Abrechnung muss dem Mieter spätestens am 31.12.2026 zugehen (Zugang, nicht Absendung). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, außer man hat die Verspätung nicht zu verschulden; Guthaben muss man dagegen weiterhin auszahlen. Praktisch heißt das: Belege früh sammeln, Umlageschlüssel wie im Mietvertrag beibehalten und rechtzeitig verschicken.
Wer nur eine Handvoll Einheiten hat, braucht dafür keine große Hausverwaltungssoftware. Excel oder eine Vorlage vom Haus-und-Grund-Verein tun es natürlich genauso.
Keine Rechtsberatung, nur meine Erfahrung als Kleinvermieter.
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