ich auch nicht alle paar Monate (Mehrfamilienhaus!) die Nebenkosten ändern möchte
Das musst du auch nicht, da hast du irgend was falsch verstanden. Die Vorauszahlungen bleiben das ganze Jahr gleich. Aber dann für die Erstellung der Abrechnung musst du die korrekte Personenzahl einsetzen.
kann ich dann also nur hoffen dass keiner es merkt, oder?
Normalerweise solltest du als Vermieter den Anspruch an dich selber haben, dass die Abrechnung passt. Denn wenn ein Mieter die Abrechnung beanstandet, musst du dich zwangsläufig damit befassen. Und das bedeutet dann auch, dass du dich aktiv darüber informieren musst, wer in den Wohnungen wohnt. Du würdest daher einmal im Jahr einen Brief an die Mieter schreiben und um Rückmeldung bitten, wer bzw. wieviele Personen in den Wohnungen wohnen.