Wegen Fristablauf hat man mir nun die Klageerhebung angeraten, um die sich mein Anwalt ab dem 1.12. dann kümmern wird. Schade, dass es nicht auf dem friedlicheren Weg vonstatten gehen konnte, aber erwartet habe ich es eh nicht.
du gehst schon den richtigen weg, der Vermieter darf sich nicht an den Betriebskosten bereichern (§556 BGB), geschweige denn deine Kaution einfach so einbehalten.
Für nicht fristgerecht eingereichte Nebenkostenabrechnungen besteht seinerseits kein Anspruch auf Nachzahlung.
So, war ein kurzer knapper Termin, da die Sachlage erstmal recht klar ist.
Der Vermieter hat bis zum 15.11. Zeit, sämtliche Nebenkostenabrechnungen nachzuliefern und die Kaution zurückzuzahlen. Falls dies nicht erfolgt, könnte man die Vorauszahlungen zurückfordern. Eine Klage versucht man erstmal zu vermeiden, was aber nicht immer gelingt. Mich selbst kostet es bei dem Streitwert um die 200 Euro. Da der Anwalt aber auch sämtlichen Schriftverkehr übernimmt ist es mir die Sache sogar wert. Der Vermieter wird aufgefordert, alles über den Anwalt zu erledigen. Die Fragen, die ich an den Anwalt gerichtet habe, deckten sich schon zum Großteil mit meinen Infos, die ich bereits hatte. Nun heißt es abwarten.
Nach erhalt der eingeforderten Nebenkostenabrechnungen hast du 1 Jahr Zeit (bis zum Ende des Monats nach Erhalt der Abrechnungen), diese Abrechnungen zu prüfen.
Belegeinsicht mit Zeugen und/oder abfotografieren der Unterlagen, ggf. Kopien erstellen lassen wenn die Entfernungen zur Belegeinsicht zu hoch sind, sind durchaus zulässig.
Wenn du Belegen kannst, das du fristgerecht Nebenkostenabrechnungen angefordert hast (die letzten 3 Abrechnungsjahre kannst du bis zum Ende des Abrechnungszeitraum einfordern) bzw. dein Anwalt dies evtl. übernommen hat, bist du eh fein raus.
Vermieter darf eh nur noch das abrechnen, was er dir an Nebenkostenabrechnung fristgerecht zugesendet hat.
An deiner Stelle würd ich aber akribisch prüfen, in wie weit die Nebenkostenabrechnungen korrekt sind, da ich vermute das er dich abzocken will (bin grad in ähnlicher Situation 
Erläuterung kommt im nächsten Absatz).
Ich selbst verklage grad meinen ehemaligen Vermieter wegen nicht korrekten (verspätet übermittelten) Betriebskostenabrechnungen und der Einbehaltung meiner Kaution [1000 €].
Mietvertrag für die Wohnung began am 01.08.2010, Endete mit Kündigung zum 30.09.2013.
Im Kündigungsschreiben hab ich auf die ausstehenden Nebenkostenabrechnungen verwiesen, sowie auf die Rückzahlung meiner Kaution.
Im Oktober 2014 habe ich dann zumindest für 2011 - 2013 mal Abrechnungen erhalten.
Schöngerechnet zu gunsten des Vermieters.
Die Abrechnung für 2010 hatte ich 2 oder 3x per Einschreiben/Rückschein angefordert, mittlerweile auch über Anwalt.
Wir haben dann für die bereits übersandten Nebenkostenabrechnungen um Belegkopien gebeten, dessen Kosten ich natürlich übernommen hätte. Nach 2 Schreiben und 6 Wochen kam dann Rückmeldung vom Anwalt des Vermieters, das ich die Belege vor Ort einsehen könne und kein Anrecht auf Kopien bestehe (Fristablauf für Beanstandungen der Abrechnung war für mich der 31.10.2015).
Nach etlichen Terminvereinbarungen mit dem Vermieter zur Belegeinsicht, die er ständig verschob (auf Montage, wird zu Spät, bin in Amsterdam etc.), wurde der Termin zur Belegeinsicht am 29.10.2015 tatsächlich wahrgenommen.
Belegeinsicht...
Zeuge (in dem Fall mein Vater, da er selbst Vermieter ist), wurde der Zutritt verwährt. Das ablichten zu genaueren Prüfung der Belege durch meinen Anwalt wurde ebenfalls nicht gestattet.
Vermieter hat mir nicht alle nötigen Abrechnungen vorlegen können und hat mir die Rechnungen nicht ausgehändigt, damit ich sie entsprechend studieren oder ggf. abschriften hätte fertigen können.
Zu guter letzt "Ich geb dir jetzt 250€ und die Sache is erledigt". Öhm... ich nehm 1000€ von dir, geb dir aber immerhin 250€ von deinem (also meinem Geld) wieder.
Laß dich bloß nicht auf sowas ein, solche Vermieter/Menschen haben irgendwas zu verbergen.
Ist jetzt vielleicht nicht alles zu dem Thema gewesen, was dich betrifft, aber vielleicht vorbereitend auf das, was noch kommen könnte.
Wenn dein Vermieter dir jetzt schon so komisch vorkommt, hat er was zu verbergen (wie meiner).
Zieh es durch und tritt ihm "gerichtlich" in den Allwertesten
P.S.: ich hab in meinen vorherigen beiden Mietwohnungen Gas, Wasser, Strom selbst angemeldet und konnte anhand dessen sehr gut Überblick über alles behalten.
Mein Vater vermietet, wie schon gesagt selbst Wohnungen. Er übersendet von sich aus, Kopien der Belege, mit denen die Abrechnungen erstellt wurden und bei Bedarf können die Originale ebenfalls eingesehen werden.
P.P.S: Entscheiden, wie weit du gehen willst oder ob es dir wert ist, musst du selbst entscheiden, ist dein Geld. Bei fragen, fragen.
